Een Vergadering Plannen

Een geregistreerde gebruiker kan een vergadering plannen door de volgende stappen uit te voeren:

1. Klik in de Vergaderingen-afdeling op PLANNEN.
   
   

   

   
   

   Het venster Een vergadering plannen gaat open.

   
   

   

   
   
2. Specificeer in de Vergadering-titelbalk een titel voor de vergadering.
   Note: Het wordt ten zeerste aanbevolen om een vergadering een unieke door mensen identificeerbare naam te geven die de deelnemers gemakkelijk kunnen onthouden. Dit stelt geregistreerde gebruikers in staat gemakkelijk vast te stellen welke vergaderruimte gebruikt moet worden voor hun samenwerking en het vergemakkelijkt het zoeken naar een vergadering.
3. Klik op Agenda en kies in de keuzelijst de agenda waaraan u de vergaderingsuitnodiging wilt toevoegen.
4. Deelnemers voor de vergadering uitnodigen. U kunt zowel geregistreerde gebruikers als gastgebruikers uitnodigen als deelnemers voor een vergadering.
   Note: Een vergadering kan maximaal 100 deelnemers tellen.
   • Een geregistreerde gebruiker uitnodigen voor een vergadering
     1. Type in de Zoek-balk de naam van de gebruiker die u zoekt. Het zoekveld toont een lijst van geregistreerde gebruikers waarvan de namen of e-mailadressen overeenkomen met de letters die u typt.
     2. Klik op de naam om de gebruiker uit te nodigen als een deelnemer aan de vergadering.

     Een uitnodiging voor een vergadering met de URL van de vergadering en de inbelnummers wordt naar het e-mailadres van de gebruiker gestuurd vanaf no-reply@mitel.io. Er wordt ook een berichtensessie gemaakt met de gebruiker in de Mitel One-applicatie en er wordt een Nu deelnemen-actiekaart weergegeven in het bericht. De gebruiker kan aan de vergadering deelnemen door op de URL van de vergadering of op het Nu deelnemen-bericht te klikken.

     Note: Om een email te ontvangen voor uitnodigingen voor vergaderingen, moet een geregistreerde gebruiker het vakje Stuur mij altijd een e-mail voor uitnodigingen voor vergaderingen selecteren op het Meetingstabblad in het Instellingenvenster. Zie Mitel One-instellingen beheren voor meer informatie over het selecteren van dit selectievakje.
   • Een gastgebruiker voor een vergadering uitnodigen
     1. Typ in de Zoekbalk het e-mailadres van de deelnemer die u wilt uitnodigen voor de vergadering. Merk op dat u het exacte e-mailadres moet intypen van de deelnemer die u wilt uitnodigen. Het emailadres dat u typt verschijnt in het zoekveld.
     2. Klik op de het emailadres om de gebruiker uit te nodigen als een deelnemer aan de vergadering.

     Een uitnodiging voor een vergadering zal naar het e-mailadres van de gebruiker worden gestuurd vanaf no-reply@mitel.io. De gebruiker kan aan de vergadering deelnemen door op de URL van de vergadering te klikken.

5. Kies in het Vergaderingen-opties gedeelte een van de volgende opties, afhankelijk van het type vergadering dat u wilt creëren.
   • Vergadering op uitnodiging – als u een vergadering wilt maken waarin alleen de vergaderingsinitiator niet-uitgenodigde deelnemers aan de vergadering kan toelaten, dan schakelt u het Vergadering op uitnodiging-selectievakje in. Zie voor meer informatie Vergadering op uitnodiging.
   • Vergadering zonder wachtkamer - Om een Vergadering zonder wachtkamer te creëren, waarbij alle deelnemers automatisch rechtstreeks in de vergadering kunnen komen, schakelt u het selectievakje Wachtkamer verwijderen in.
     Note:

     • Deze optie wordt alleen weergegeven als een Mitel-partner of de accountbeheerder van uw CloudLink-account de keuzeknop Optionele wachtkamer voor uw account heeft ingeschakeld in de CloudLink Accounts-console. Neem voor meer informatie contact op met uw Accountbeheerder of raadpleeg het gedeelte Gebruikers toestaan wachtkamer te beheren in Meetings.
     • Voor meer informatie over welke gebruikers naar de wachtkamer gaan, zie de FAQ Wie gaat er naar de wachtkamer voordat hij naar een vergadering gaat?
     • Om gastgebruikers automatisch te laten deelnemen aan een vergadering waarvan de wachtkamer is uitgeschakeld, moet ten minste één geregistreerde gebruiker deelnemen aan de vergadering.
6. Klik op Toevoegen aan agenda. De Planning verloopt gebaseerd op het agendatype dat u geselecteerd hebt in de Agenda-vervolgkeuzelijst.
   1. De Standaardagenda (.ics-download) - downloadt een ICS-bestand met gegevens over deelnemen aan de vergadering, titel en deelnemers, die kunnen worden geopend in uw standaardagenda-app (zoals Outlook-desktop).
      Note: Als u dit agendatype kiest terwijl de Mitel One-internetapplicatie wordt uitgevoerd in de Google Chrome-browser, dan kan het waarschuwingsbericht XXXX (vergaderingsnaam).ics kan gevaarlijk zijn, daarom heeft Chrome het geblokkeerd. worden weergegeven. Om door te gaan met het downloaden van de uitnodiging, klikt u op de optie Behouden naast het waarschuwingsbericht. Als u op Weggooien klikt wordt de download geannuleerd.
   2. Google Calendar - opent een nieuw tabblad in Gmail met een vooraf ingevulde agenda-uitnodiging met de gegevens van de vergadering, de titel en de deelnemers.
   3. Exchange / Office 365 – opent een nieuw tabblad in Office 365 met een vooraf ingevulde agenda-uitnodiging met details over deelnemen aan de vergadering en titel; maar de deelnemers worden niet meegenomen. U moet de deelnemers direct in de open kalender in Office 365 toevoegen.