Meetings sur invitation seulement
Une réunion sur invitation seulement (
) est un type de réunion dans laquelle seul le créateur de la réunion peut admettre des participants non invités à la réunion.
Les utilisateurs enregistrés invités à la réunion sont admis directement à la réunion. Un utilisateur enregistré est considéré comme invité uniquement si le créateur de la réunion l'invite à la réunion en effectuant l'une des opérations suivantes :
- En cliquant sur l'icône Inviter dans le panneau de configuration des réunions pendant une réunion en cours.
- En saisissant son nom ou son e-mail dans le champ correspondant lors de la création de la réunion.
Les utilisateurs enregistrés et les invités qui ne disposent pas d'une invitation mais qui souhaitent rejoindre une réunion sur invitation seulement doivent attendre dans la salle d'attente et ne peuvent rejoindre la réunion qu'après avoir été admis par le créateur de la réunion. Pour plus d'informations sur les utilisateurs qui se rendent dans la salle d'attente, consultez la FAQ Qui se rend dans la salle d'attente avant de rejoindre une réunion ?
Programmation d'une réunion sur invitation seulement
Pour programmer une réunion sur invitation seulement, suivez les étapes 1 à 5 mentionnées dans Création d'une Meeting programmée et cochez la case Réunion sur invitation seulement.
Une réunion sur invitation seulement est programmée et apparaît dans la section Meetings.
- Pour les réunions sur invitation uniquement, l'icône s'affiche à côté du nom de la réunion dans la page de détails de la réunion.
- Une fois programmée, une réunion sur invitation ne peut pas être transformée en réunion normale et vice-versa. Il est recommandé de créer une nouvelle réunion à la place.
Gestion des participants
- Seul le créateur de la réunion peut autoriser ou refuser l'accès à un utilisateur qui attend dans la salle d'attente.
- Vous devez utiliser le module complémentaire Meetings pour mettre à jour la réunion après avoir ajouté (ou modifié) les participants à la réunion.
- Les utilisateurs enregistrés et les invités non admis à la réunion ne sont pas considérés comme invités. Chaque fois qu'ils souhaitent rejoindre une réunion, ils doivent être invités ou admis depuis la salle d'attente par le créateur de la réunion.
- Les utilisateurs enregistrés et les invités sans invitation auront accès aux fichiers partagés et aux enregistrements d'une réunion uniquement pendant le déroulement de la réunion et après avoir rejoint la réunion.
- Les utilisateurs enregistrés qui ont été invités à une réunion par le créateur de la réunion peuvent inviter d'autres participants à la réunion en faisant l'une des choses suivantes :
- Durant une réunion en cours, cliquez sur
à partir du panneau de configuration et puis cliquez sur l'icône Inviter (
). - Dans la page de détails des réunions, cliquez sur l'onglet Participants, puis sur INVITER.
La boîte de dialogue Inviter Participants s'ouvre. Voir l'étape 4 mentionnée ci-dessus Création d'une Meeting programmée pour plus d'informations sur l'invitation de participants à une réunion.
- Durant une réunion en cours, cliquez sur
- Un utilisateur enregistré dans une réunion peut annuler l'invitation d'un participant (y compris d'autres utilisateurs enregistrés) en suivant les procédures suivantes.
- Cliquez sur l'onglet Participants. La liste des participants à la réunion s'affiche.
- Survolez le participant dont vous souhaitez annuler l'invitation, puis cliquez sur l'icône
. La fenêtre contextuelle Annuler l'invitation apparaît. - Cliquez sur Annuler l'invitation pour annuler l'invitation du participant.
Le participant n'aura plus accès à la réunion tant qu'il n'aura pas été invité à nouveau ou admis depuis la salle d'attente par le créateur de la réunion.
Note: Les participants ne peuvent pas annuler l'invitation du créateur de la réunion.