Vergadering op uitnodiging
Een vergadering op uitnodiging (
) is een type vergadering waarbij alleen de vergaderingsinitiator onuitgenodigde deelnemers kan toelaten tot de vergadering.
Geregistreerde gebruikers die voor de vergadering zijn uitgenodigd, worden rechtstreeks tot de vergadering toegelaten. Een geregistreerde gebruiker wordt alleen als uitgenodigd beschouwd als de aanmaker van de vergadering hem uitnodigt voor de vergadering door een van de volgende handelingen te verrichten:
- Door tijdens een lopende vergadering op het pictogram Uitnodigen in het meeting beheervenster te klikken.
- Door hun naam of e-mailadres in te voeren in het overeenkomstige veld tijdens het aanmaken van de vergadering.
Geregistreerde gebruikers en gasten (zonder uitnodiging) die willen deelnemen aan een vergadering die alleen op uitnodiging is, moeten in de wachtkamer wachten en kunnen pas deelnemen aan de vergadering nadat de maker van de vergadering hen heeft toegelaten tot de vergadering. Voor meer informatie over welke gebruikers naar de wachtkamer gaan, zie de FAQ Wie gaat er naar de wachtkamer voordat hij tot de vergadering wordt toegelaten?
Een vergadering op uitnodiging plannen
Om een vergadering op uitnodiging te plannen volgt u de stappen 1 t/m 5 zoals vermeld in Een Geplande Meeting creëren en selecteert u het keuzevakje Meeting op uitnodiging.
Er wordt een vergadering op uitnodiging wordt ingepland en deze verschijnt in vergaderingenlijst in uw sectie Meetings.
- Voor vergaderingen die alleen op uitnodiging worden gehouden, wordt het pictogram naast de naam van de vergadering weergegeven op de detailpagina van de vergadering.
- Een vergadering op uitnodiging kan niet meer worden gewijzigd in een gewone vergadering en vice-versa. Het wordt aanbevolen om in plaats daarvan een nieuwe vergadering aan te maken.
Deelnemers beheren
- Alleen de maker van de vergadering kan toegang verlenen of weigeren aan een gebruiker die in de wachtkamer wacht.
- U moet de Vergaderingen-invoegtoepassing gebruiken om de vergadering te updaten nadat u de deelnemers aan de vergadering hebt toegevoegd (of gewijzigd).
- Geregistreerde gebruikers en gasten zonder uitnodiging die tot de vergadering worden toegelaten, worden niet als uitgenodigd beschouwd. Telkens wanneer zij aan een vergadering willen deelnemen, moeten zij ofwel worden uitgenodigd ofwel vanuit de wachtkamer worden toegelaten door de organisator van de vergadering.
- Geregistreerde gebruikers en gasten zonder uitnodiging hebben alleen toegang tot de gedeelde bestanden en de opnames in een vergadering terwijl de vergadering bezig is en nadat zij zich bij de vergadering hebben aangesloten.
- Geregistreerde gebruikers die door de maker van de vergadering zijn uitgenodigd voor een vergadering, kunnen op één van de volgende manieren andere deelnemers voor de vergadering uitnodigen:
- Klik tijdens een lopende vergadering op
in het bedieningsvenster en klik vervolgens op het pictogram Uitnodigen (
). - Klik op de vergaderingengegevenspagina op het tabblad Deelnemers en klik vervolgens op UITNODIGEN.
Het dialoogvenster Deelnemers uitnodigen wordt geopend. Zie stap 4 in Een Geplande Meeting creëren voor meer informatie over het uitnodigen van deelnemers voor een vergadering.
- Klik tijdens een lopende vergadering op
- Een geregistreerde gebruiker in een vergadering kan de uitnodiging van een deelnemer (inclusief andere geregistreerde gebruikers) annuleren door de volgende procedure te volgen.
- Klik op het tabblad Deelnemers. Er wordt een vergadering-deelnemerslijst weergegeven.
- Beweeg met de muis over de deelnemer van wie u de uitnodiging wilt annuleren en klik op het pictogram
. Het pop-upvenster Uitnodiging annuleren verschijnt. - Klik op Uitnodiging annuleren om de uitnodiging van de deelnemer te annuleren.
De deelnemer heeft geen toegang meer tot de vergadering totdat hij opnieuw wordt uitgenodigd of door de maker van de vergadering wordt toegelaten vanuit de wachtkamer.
Note: Deelnemers kunnen de uitnodiging van de organisator van de vergadering niet annuleren.