Een Geplande Meeting creëren

Een geregistreerde gebruiker kan een geplande vergadering creëren in de MiTeam Meetings applicatie door de volgende stappen te volgen:

Vanuit de sectie Meetings klik op PLANNEN.

Het venster Een meeting plannen gaat open.
Specificeer in de Vergadering-titelbalk een titel voor de vergadering.
Note: Het wordt ten zeerste aanbevolen om een vergadering een unieke door mensen identificeerbare naam te geven die de deelnemers gemakkelijk kunnen onthouden. Dit stelt geregistreerde gebruikers in staat gemakkelijk vast te stellen welke vergaderruimte gebruikt moet worden voor hun samenwerking en het vergemakkelijkt het zoeken naar een vergadering.
Klik op Kalender en kies in de keuzelijst de kalender waaraan u de vergaderingsuitnodiging wilt toevoegen.
Deelnemers voor de vergadering uitnodigen. U kunt zowel geregistreerde gebruikers als gastgebruikers uitnodigen als deelnemers voor een vergadering.
Note: Een vergadering kan maximaal 100 deelnemers tellen.
- Een geregistreerde gebruiker uitnodigen voor een vergadering
  1. Type in de Zoek-balk de naam van de gebruiker die u zoekt. Het zoekveld toont een lijst van geregistreerde gebruikers waarvan de namen of e-mailadressen overeenkomen met de letters die u typt.
  2. Klik op de naam om de gebruiker uit te nodigen als een deelnemer aan de vergadering.
  Een uitnodiging voor meeting bevat een URL van de meeting en de inbelnummers zullen vanuit no-reply@mitel.io naar het emailadres van de gebruiker verzonden worden. Er wordt ook een actiekaart Nu deelnemen naar de gebruiker gestuurd in MiCollab chat. De gebruiker kan aan de vergadering deelnemen door te klikken op de URL of de actiekaart Nu deelnemen.
  
  Note: Om een e-mail te ontvangen voor uitnodigingen voor meetings, moet een geregistreerde gebruiker het vakje Stuur mij altijd een e-mail voor uitnodigingen voor meetings selecteren op het tabblad Algemeen in het paneel Instellingen. Voor meer informatie over het inschakelen van dit selectievakje, zie Instellingen Meetings beheren.
- Een gastgebruiker voor een vergadering uitnodigen
  1. Typ in de Zoekbalk het e-mailadres van de deelnemer die u wilt uitnodigen voor de vergadering. Merk op dat u het exacte e-mailadres moet intypen van de deelnemer die u wilt uitnodigen. Het e-mailadres dat u typt verschijnt in het zoekveld.
  2. Klik op de het emailadres om de gebruiker uit te nodigen als een deelnemer aan de vergadering.
  Een uitnodiging voor de meeting zal vanuit no-reply@mitel.io naar het emailadres van de gebruiker verzonden worden. De gebruiker kan aan de vergadering deelnemen door op de URL van de vergadering te klikken.
Kies in het Meeting opties gedeelte een van de volgende opties, afhankelijk van het type vergadering dat u wilt creëren.
- Vergadering op uitnodiging – als u een vergadering wilt maken waarin alleen de vergaderingsinitiator niet-uitgenodigde deelnemers aan de vergadering kan toelaten, dan schakelt u het selectievakje Meeting op uitnodiging in. Voor meer informatie over meetings op uitnodiging, zie Vergadering op uitnodiging.
- Vergadering zonder wachtkamer - Om een Vergadering zonder wachtkamer te creëren, waarbij alle deelnemers automatisch rechtstreeks in de vergadering kunnen komen, schakelt u het selectievakje Wachtkamer verwijderen in.
  Note:
  - Deze optie wordt alleen weergegeven als een Mitel-partner of de accountbeheerder van uw CloudLink-account de keuzeknop Optionele wachtkamer voor uw account heeft ingeschakeld in de CloudLink Accounts-console. Neem voor meer informatie contact op met uw Accountbeheerder of raadpleeg het gedeelte Gebruikers toestaan wachtkamer te beheren in Meetings.
  - Voor meer informatie over welke gebruikers naar de wachtkamer gaan, zie de FAQ Wie gaat er naar de wachtkamer voordat hij naar een vergadering gaat?.
  - Om gastgebruikers automatisch te laten deelnemen aan een vergadering waarvan de wachtkamer is uitgeschakeld, moet ten minste één geregistreerde gebruiker deelnemen aan de vergadering.
Klik op Toevoegen aan kalender. De Planning verloopt gebaseerd op het agendatype dat u geselecteerd hebt in de vervolgkeuzelijst Kalender.
1. De standaardagenda (.ics-download) - downloadt een ICS-bestand met gegevens over deelnemen aan de vergadering, titel en deelnemers, die kan worden geopend in uw standaardagenda-app (zoals Outlook desktop).
  Note: Als u dit agendatype kiest terwijl de MiTeam Meetings webapplicatie wordt uitgevoerd in de Google Chrome-browser, dan kan het waarschuwingsbericht XXXX (vergaderingsnaam).ics kan gevaarlijk zijn, dus heeft Chrome het geblokkeerd. worden weergegeven. Om door te gaan met het downloaden van de uitnodiging, klikt u op de optie Behouden naast het waarschuwingsbericht. Als u op Weggooien klikt wordt de download geannuleerd.
2. Google Kalender - opent een nieuw tabblad in Gmail met een vooraf ingevulde agenda-uitnodiging met de gegevens van de vergadering, de titel en de deelnemers.
3. Exchange / Office 365 – opent een nieuw tabblad in Office 365 met een vooraf ingevulde agenda-uitnodiging met details over deelnemen aan de vergadering en titel; maar de deelnemers worden niet meegenomen. U moet de deelnemers direct in de open kalender in Office 365 toevoegen.

CAUTION:

Klanten moeten erop letten dat voorkomen wordt dat ze per ongeluk Toegangscodes voor de vergadering openbaar maken.
Mitel raadt aan dat ten minste één deelnemer in een vergadering Mitel Meetings client gebruikt om zichtbaarheid aan andere deelnemers aan een vergadering te verlenen.

Voor meer informatie, zie MiTeam Meetings Security Guidelines.

↑