Meldungs- /Durchsagegruppe

Mit Meldungs- und Durchsagegruppen kann eine Textmeldung oder eine Durchsage an mehrere interne Benutzer gleichzeitig abgesetzt werden. Die Durchsage wird dabei entweder live über ein Mikrofon gesprochen oder ab einer Audiodatei wiedergegeben. Bei der Durchsageart unterscheidet man zwischen einer normalen Durchsage und einer Notfall-Durchsage.

Sie können getrennte oder gemeinsame Meldungs- und Durchsagegruppen erstellen. Beachten Sie jedoch, dass Textmeldungen nur von Systemtelefonen mit alphanumerischer Anzeige empfangen werden können und dass eine Durchsage nur auf Systemtelefonen mit Lautsprecher ausgegeben werden kann.

Die Durchsage selbst erfolgt via Mikrofon des ausführenden Telefons, ab Audiodatei oder einer Kombination davon (einmaliges oder mehrmaliges Abspielen der Audiodatei gefolgt von einer Durchsage via Mikrofon). Ob vor der Durchsage auf den empfangenden Telefonen ein Signalton zu hören sein soll, ist pro Gruppe konfigurierbar.

Durchsagearten

Man unterscheidet zwischen einer normalen Durchsage und einer Notfalldurchsage:

  • Eine normale Durchsage kann von jedem Benutzer in der Durchsagegruppe beantwortet werden. Die Durchsage wird dadurch in eine interne Verbindung umgewandelt und alle anderen Benutzer in der Durchsagegruppe werden weggeschaltet. Dies ist bei der Notfall-Durchsage nicht der Fall.

  • Vor einer normalen Durchsage kann man sich schützen, vor einer Notfall-Durchsage nicht.

  • Die beiden Durchsagearten werden mit unterschiedliche Funktionscodes eingeleitet.

  • Eine Notfall-Durchsage kann nur via Funktionscodes ausgeführt werden. Eine Aktivierung via Foxtaste/Softkeys ist nicht möglich.

  • Analoge Telefone in einer Durchsagegruppe sind bei einer Notfall-Durchsage erlaubt, bei einer normalen Durchsage hingegen werden sie ignoriert.

Durchsageziele

Es gibt 3 Durchsageziele:

  • Durchsage an einen Benutzer

  • Durchsage an mehrere Benutzer

  • Durchsage an eine Durchsagegruppe

Meldungs-/Durchsagegruppen:

  • Es können bis zu 50 Gruppen definiert werden (16 nur für Mitel 415/430).

  • Es sind bis zu 16 Benutzer pro Gruppe möglich.

  • Gruppe 15, 16 ist für Systemereignisnachrichten reserviert (Gruppe 7, 8 für Mitel 415/430).

notes:
  • Pro Benutzer kann nur eine Durchsage (an einen oder mehrere Benutzer oder an eine Durchsagegruppe) gleichzeitig ausgelöst werden.
  • Es können mehrere Durchsagen an Durchsagegruppen gleichzeitig aktiv sein (gilt ab R4.0 SP1).
  • Pro Gruppe kann eine Durchsage an maximal 16 Telefonen gleichzeitig ausgeführt werden. Sind pro Benutzer mehrere Telefone zugewiesen, wird diese Grenze schnell erreicht. Es werden die 16 ersten Telefone der Mitglieder einer Gruppe berücksichtigt, angefangen bei der kleinsten Mitgliedernummer. Dabei zählen nur die Telefone, bei denen die Durchsage auch tatsächlich ausgeführt werden kann (z. B. kann man sich vor einer normalen Durchsage schützen).
  • Eine Durchsage ab Audiodatei benötigt genau einen Audiokanal, egal ob das Durchsageziel ein Benutzer, mehrere Benutzer oder eine Durchsagegruppe ist.
  • Anrufumleitungen werden nicht berücksichtigt, persönliche Anruflenkungen bei Benutzern mit mehreren Endgeräten (One Number) jedoch schon.

Meldungs-/Durchsagegruppe eröffnen

  1. Klicken Sie auf das Symbol .

    Ein Auswahlfenster wird geöffnet.

  2. Wählen Sie ein oder mehrere (bis zu 16) Benutzer.

Tip:

Um mehrere Benutzer auszuwählen, nehmen Sie die Ctrl-Taste oder die Shift-Taste zu Hilfe.

  1. Klicken Sie auf „OK“.

  2. Geben Sie der Gruppe einen Namen.

  3. Wählen Sie, ob ein Signalton vor der Durchsage hörbar sein soll.

  4. Klicken Sie auf das Symbol .

Meldungs-/Durchsagegruppe editieren

  1. Klicken Sie auf die Gruppennummer, die Sie editieren möchten.

    Die Editieransicht der Gruppe wird geöffnet.

  2. Fügen Sie Benutzer hinzu oder löschen Sie Benutzer, indem Sie sie auf Keine setzen.

  3. Wählen Sie, ob ein Signalton vor der Durchsage hörbar sein soll.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Note:

Den Namen der Gruppe ändern Sie in der Übersichtsansicht.

Meldungs-/Durchsagegruppe löschen

Sie können eine Gruppe löschen, indem Sie mit der linken Maustaste in der Übersicht auf das Symbol klicken.

Aufzeichnen von Audiodaten für Durchsagen mit Telefon oder Audiogerät

Sie können Audiodateien für Durchsagen entweder über ein Telefon aufsprechen oder über ein am Audioeingang des Kommunikationsservers angeschlossenes Audiogerät aufnehmen. Die so erstellen Aufnahmen werden als Audiodateien gespeichert.

Table 1. Funktionscodes für die Verwaltung von Durchsagen

Funktion

Funktionscode

Aufnahme mit Telefon

*917 xx #

Aufnahme via Audioeingang des Kommunikationsservers

*927 xx #

Aufnahme überprüfen

*#917 xx # (oder *#927 xx #)

Aufnahme löschen

#917 xx # (oder #92 xx #)

xx: Zweistellige Dateinummer <01...40>

Um die Aufnahme zu starten gehen Sie wie folgt vor:

  1. Geben Sie die Aufnahmeprozedur ein.

    Sie hören Sie einen langen Start-Ton.

  2. Sprechen Sie den Text auf oder starten Sie das Audiogerät.

    Die Aufnahme kann über den Audioeingang im Hörer des Endgerätes mitverfolgt werden.

  3. Beenden Sie die Aufnahme durch Auflegen des Hörers oder durch Drücken der Foxtaste Stopp.

    Die Aufnahme wird im Dateissystem automatisch als Wave-Datei gespeichert.

notes:
  • Damit ein Benutzer die Funktionscodes ausführen kann, muss ihm ein Berechtigungsprofil mit dem Recht Audiodienste zugewiesen sein. Ausserdem darf die PIN des Benutzers nicht auf den Standardwert “0000” gesetzt sein. Beide Einstellungen können Sie in der Benutzerkonfiguration konfigurieren, dazu klicken Sie in der Ansicht Benutzerliste ( =th) auf den entsprechenden Benutzer.
  • Die Aufnahmedauer ist begrenzt durch die Grösse des reservierten Speichers im Dateisystem. Sie können die Aufnahmedauer mit dem Parameter Aufnahmekapazität festlegen. Nach Ablauf dieser Zeit stoppt die Aufnahme automatisch und die Audiodaten werden gespeichert.
  • Die Aufnahmeprozedur überschreibt die aktive Wave-Datei im Dateisystem.

Audiodatei für Durchsage als Wave-Datei hochladen

Sie können bestehende Aufnahmen auch in Form einer Wave-Datei in das Dateisystem laden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie unter Durchsagedateien auf der Zeile der gewünschten Durchsage auf die Schaltfläche Durchsuchen... und wählen Sie die zu ladende Wave-Datei.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen um den Upload durchzuführen.

notes:
  • Die Audiodatei muss die Dateinamenerweiterung “.wav” haben und im Format “CCIT A-Law, 8 kHz, 8 Bit, Mono” abgespeichert sein. Audiodateien mit falschem Format können vom Kommunikationsserver nicht abgespielt werden.
  • Ist bereits eine Audiodatei mit dem gleichen Namen im Dateisystem vorhanden, wird diese überschrieben.
  • Es wird immer diejenige Datei abgespielt, die im Textfeld unter Dateiname eingetragen ist. Ist im Dateisystem keine Datei mit diesem Namen gespeichert, wird nichts abgespielt.
Tip:

Es können mehr Dateien als vorgesehen in das Dateisystem geladen werden, sofern sie sich in der Namensgebung unterscheiden. Die hochgeladenen Dateien können auch im Dateibrowser eingesehen werden ( =2s) unter voice/announce/. Dort können ebenfalls Dateien geladen und zusätzlich auch gelöscht werden.

Eine normale Ansage machen

Table 2. Funktionscodes zur Durchführung einer normalen Durchsage

Funktion

Funktionscode

Durchsage an Benutzer mit Telefon

*7998 <SC Nr.> #

Durchsage an Benutzer mit Audiodatei

*7997 x yy <SC Nr.> #

Durchsage an Benutzer mit Audiodatei und Telefon

*7996 x yy <SC Nr.> #

Durchsage an mehrere Benutzer mit Telefon

*7998 <SC Nr.> * <SC Nr.> * ... <SC Nr.> #

Durchsage an mehrere Benutzer mit Audiodatei

*7997 x yy <SC Nr.> * <SC Nr.> * ... <SC Nr.> #

Durchsage an mehrere Benutzer mit Audiodatei und Telefon

*7996 x yy <SC Nr.> * <SC Nr.> * ... <SC Nr.> #

Ansage an eine Gruppe mit Telefon

*7988 <Gruppen-Nr.>

Durchsage an Gruppe mit Audiodatei

*7987 x yy <Gruppen-Nr.>

Durchsage an Gruppe mit Audiodatei und Telefon

*7986 x yy <Gruppen-Nr.>

Laufende Durchsage mit Audiodatei stoppen

*7990 oder *7980 1

Laufende Durchsage beantworten

89 2

BN-Nr. = Benutzernummer

x = <1...9> Anzahl der Audiodatei-Wiederholungen

yy = <01...40> 2-stellige Dateinummer

Gruppe-Nr. = <01...50> (<01...16> nur für Mitel 415/430)
Note:

Eine normale Durchsage über das Mikrofon des Telefonhörers an einen Benutzer oder an eine Durchsagegruppe können Sie an Systemendgeräten auch über das Menü ausführen.  Durch Abheben den Hörers oder ebenfalls über das Menü kann die laufende Durchsage beantwortet werden. Die Ansagen gelten nicht für Mitel SIP-Telefone.

Eine Notfalldurchsage machen

Table 3. Funktionscodes zur Durchführung einer Notfall-Durchsagen

Funktion

Funktionscode

Notfall-Durchsage an Benutzer mit Telefon

*7995 <SC Nr.> #

Notfall-Durchsage an Benutzer mit Audiodatei

*7994 x yy <SC Nr.> #

Notfall-Durchsage an Benutzer mit Audiodatei und Telefon

*7993 x yy <SC Nr.> #

Notfall-Durchsage an mehrere Benutzer mit Telefon

*7995 <SC Nr.> * <SC Nr.> * ... <SC Nr.> #

Notfall-Durchsage an mehrere Benutzer mit Audiodatei

*7994 x yy <SC Nr.> * <SC Nr.> * ... <SC Nr.> #

Notfall-Durchsage an mehrere Benutzer mit Audiodatei und Telefon

*7993 x yy <SC Nr.> * <SC Nr.> * ... <SC Nr.> #

Notfall-Durchsage an Gruppe mit Telefon

*7985 <Gruppen-Nr.>

Notfall-Durchsage an Gruppe mit Audiodatei

*7984 x yy <Gruppen-Nr.>

Notfall-Durchsage an Gruppe mit Audiodatei und Telefon

*7983 x yy <Gruppen-Nr.>

Laufende Notfall-Durchsage mit Audiodatei stoppen

*7990 oder *7980 3

BN-Nr. = Benutzernummer

x = <1...9> Anzahl der Audiodatei-Wiederholungen

yy = <01...40> 2-stellige Dateinummer

Gruppe-Nr. = <01...50> (<01...16> nur für Mitel 415/430)
notes:

Bei Durchsagen (insbesondere an eine Gruppe) müssen die Systemlimiten beachtet und genügend Systemressourcen bereitgestellt werden. Ansonsten kann die Durchsage möglicherweise nicht an alle Benutzer durchgeschaltet werden:

  • Weisen Sie genügend Systemressourcen zu (Audiokanäle, VoIP-Kanäle, DECT-Kanäle) und stellen Sie sicher, dass genügend Lizenzen vorhanden sind.
  • Beachten Sie, dass Audiokanäle für Durchsagen reserviert werden können.
  • Bei Durchsagen an viele analoge Endgeräte gleichzeitig und/oder hintereinander können FXS-Schnittstellenkarten überhitzen oder die interne Speiseeinheit kann überlasten (wenn z. B. Telefone nach der Durchsage nicht mehr auflegen, bleibt die FXS-Schnittstelle aktiv). In solchen Fällen werden Schnittstellenports gruppenweise abgeschaltet. Um eine Überhitzung zu vermeiden, dürfen pro System nicht mehr als 50 FXS-Ports gleichzeitig aktiv sein. Darüber hinaus sollten pro 32FXS-Karte nicht mehr als 30 % der FXS-Ports gleichzeitig aktiv sein. Verteilen Sie also die FXS-Ports auf verschiedene FXS-Karten und/oder auf verschiedene Kommunikationsserver, falls nötig. Um eine Überlastung auf Mitel 470 zu vermeiden, fügen Sie ein externes Hilfsendgerät-Netzteil hinzu.
Tip:

Bei der Durchsage an mehrere Benutzer sind maximal 16 Benutzer erlaubt. Dabei ist die maximale Länge des Wahlstrings von 32 Ziffern schnell erreicht. Abhilfe: Mehrere Benutzer in einer Kurzwahl abspeichern.

Beispiel:

Kurzwahl 7000 enthält 200 * 201 * 202

Kurzwahl 7001 enthält 203 * 204 * 205

Durchsage an die Benutzer 200 bis 205: *7998 7000 * 7001 #

Parent topic: Automatische Vermittlung
1 Nur durch den ausführenden Benutzer und mit vielen Wiederholungen
2 Von einem Benutzer außerhalb der Gruppe. Die anderen Benutzer der Gruppe werden weggeschaltet. Gleichzeitig können mehrere Durchsagen an Gruppen aktiv sein. Die Übernahme mit *89 ist daher nicht eindeutig.  Beantwortet wird diejenige Durchsage, die das System zuerst findet.
3 Nur durch den ausführenden Benutzer und mit vielen Wiederholungen
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