Message/Announcement groups

Grâce aux groupes de message et d'annonce, un message textuel ou une annonce peuvent être diffusés à plusieurs utilisateurs internes en même temps. L'annonce est soit enregistrée directement grâce à un microphone soit diffusée à partir d'un fichier audio. Les types d'annonces différencient les annonces normales et les annonces d'urgence.

Vous pouvez créer des groupes de message et d'annonce séparés ou communs. Veuillez cependant noter que les messages textuels ne peuvent être reçus que par les téléphones propriétaires avec afficheur alphanumérique et qu'une annonce ne peut être diffusée que sur les téléphones propriétaires avec haut-parleur.

L'annonce-même s'effectue par le microphone du téléphone exécutant, à partir d'un ou une combinaison de fichiers audio (diffusion unique ou réitérée du fichier audio suivi d'une annonce par microphone). Il est possible de configurer par groupe si un bip de signal doit être entendu par les téléphones de réception avant l'annonce.

Type d'annonces

Une distinction est faite entre une annonce normale et une annonce d'urgence :

Chaque utilisateur dans un groupe d'annonce peut répondre à une annonce normale. L'annonce est modifiée en un appel interne et tous les autres utilisateurs du groupe d'annonce sont coupés. Cela n'est pas le cas pour une annonce d'urgence.
Il est possible de se protéger d'une annonce normale mais pas d'une annonce d'urgence.
Les deux types d'annonce sont déclenchés avec des codes de fonctionnement différents.
Une annonce d'urgence peut uniquement être exécutée via les facilités. Une activation via la touche Fox/les touches afficheur n'est pas possible.
Les téléphones analogiques dans un groupe d'annonce sont permis pour une annonce d'urgence, mais ignorés pour une annonce normale.

Destinations des annonces

Il y a 3 destinations d'annonces:

Annonce vers un utilisateur
Annonce vers plusieurs utilisateurs
Annonce vers un groupe d'utilisateurs

Groupe de message / Groupe d'annonce:

Il est impossible de définir jusqu’à 50 groupes (seuls 16 pour Mitel 415/430).
Jusqu’à 16 utilisateurs sont admis par groupe.
Le groupe 15, 16 est inversé pour les message d’événements su système (Groupe 7, 8 pour Mitel 415/430 ).

notes:

On ne peut réaliser qu'une seule annonce par utilisateur en même temps (à un ou plusieurs utilisateurs ou à un groupe d'annonce)
Plusieurs annonces à des groupes d'annonces peuvent être actives en même temps, (valable à partir de R4.0 SP1).
Une annonce peut être exécutée simultanément sur 16 téléphones au maximum pour chaque groupe. Cette limite est rapidement atteinte si plusieurs téléphones sont attribués par utilisateur. Les 16 premiers téléphones des membres d'un groupe sont pris en compte, à commencer par les plus petits numéros de membre. N'en font partie que les téléphones sur lesquels l'annonce peut réellement avoir lieu (on peut p.ex. se protéger contre une annonce normale).
Une annonce à partir d'un fichier audio nécessite un canal vocal exactement, peu importe si la destination de l'annonce est un utilisateur, plusieurs utilisateurs ou un groupe d'utilisateurs.
Les renvois d'appel ne sont pas pris en compte, les acheminements d’appel personnels pour les utilisateurs avec plusieurs terminaux (one number) par contre oui.

Ouvrir un groupe de message / un groupe d'annonce

Cliquez sur le symbole .

Une fenêtre de sélection est ouverte.
Sélectionnez un ou plusieurs (jusqu'à 16) utilisateurs.

Tip:

Pour sélectionner plusieurs utilisateurs, aidez vous de la touche Contrôle ou de la touche Majuscule.

Cliquez sur « OK ».
Donnez un nom au groupe.
Sélectionnez si une Tonalité avant annonce doit être entendue.
Cliquez sur le symbole .

Éditer un groupe de message / un groupe d'annonce

Cliquez sur le numéro de groupe que vous souhaitez éditer.

L'affichage d'édition du groupe s’affiche.
Ajoutez ou effacez des utilisateurs en les mettant sur Aucun.
Sélectionnez si une Tonalité avant annonce doit être entendue.
Cliquez sur le bouton Appliquer.

Note:

Modifiez le nom du groupe dans l'affichage Aperçu.

Supprimer un groupe de message / un groupe d'annonce

Supprimez un groupe en cliquant sur le symbole à gauche dans l'affichage d'aperçu.

Enregistrer des fichiers audio à des fins d'annonce avec un téléphone ou un périphérique audio

Vous pouvez enregistrer des fichiers audio pour les annonces soit via un téléphone, soit depuis un appareil audio connecté à l'entrée audio du serveur de communications. Les enregistrements créés de cette manière sont enregistrés en tant que fichiers audio.

Table 1. Code de fonction pour la gestion des annonces
Fonction	*Facilité /#**
Enregistrement au téléphone	*917 xx #
Enregistrement via l'entrée audio du serveur de communication	*927 xx #
Vérifier l’enregistrement	#917 xx # (ou #927 xx #)
Effacer enregistrement	#917 xx # (ou #92 xx #)
xx: Numéro de fichier à deux chiffres <01...40>

Procédez comme suit pour démarrer l’enregistrement:

Entrez la procédure d'enregistrement.

Vous entendez une longue tonalité de départ.
Déclamez le texte ou démarrez l'appareil audio.

L’enregistrement peut être suivi via l'entrée audio du combiné du terminal.
Terminez l’enregistrement en raccrochant ou avec la touche fox Stop.

L’enregistrement est automatiquement mémorisé dans le système de fichier en tant que fichier wave.

notes:

Pour qu'un utilisateur puisse exécuter les facilités, il faut lui attribuer un profil d’autorisation avec le droit Services audio. Par ailleurs, le Code personnel de l’utilisateur ne doit pas être défini à sa valeur par défaut "0000". Vous pouvez configurer les deux réglages dans la configuration de l'utilisateur. Pour cela, cliquez sur l'utilisateur correspondant dans l'affichage Liste d'utilisateurs ( =th).
La durée de l’enregistrement est limitée par la taille de la mémoire réservée dans le système de fichier. Vous pouvez fixer la durée d'enregistrement avec le paramètre Capacité d'enregistrement. Passé ce délai, l’enregistrement s'arrête automatiquement et les données audio sont mémorisées.
La procédure d'enregistrement écrase le fichier wave actif dans le système de fichier.

Télécharger un fichier audio en tant que fichier wave pour une annonce

Vous pouvez également charger des enregistrements mémorisés dans le système de fichiers sous la forme d'un fichier wave. Procédez de la façon suivante:

Sous Fichiers d'annonces, sur la ligne de l'annonce souhaitée, cliquez sur le bouton Parcourir... et sélectionnez le fichier wave à charger.
Cliquez sur le bouton Appliquer pour effectuer le téléchargement.

notes:

Le fichier audio doit avoir l'extension de nom de fichier ".wav" et être enregistrés au format “CCIT A-Law, 8 kHz, 8 bits, Mono". Les fichiers audio de format incorrect ne peuvent pas être diffusés par le serveur de communication.
Un éventuel fichier audio portant le même nom dans le système de fichier sera écrasé.
C'est toujours le fichier inscrit dans le champ de texte sous Nom du fichier qui est diffusé. Rien ne sera diffusé si le système de fichier ne contient aucun fichier de ce nom.

Tip:

Il est possible de charger plus de fichiers que prévu dans le système de fichier, pour autant qu'ils aient des noms différents. Les fichiers chargés sont également visibles dans le navigateur de fichier ( =2s) sous voix/annonce/. C'est également là que des fichiers peuvent être chargés et aussi effacés.

Exécuter une annonce normale

Table 2. Codes de fonction pour l'exécution d'une annonce normale
Fonction	*Facilité /#**
Annonce à l'utilisateur avec téléphone	*7998 <SC N°> #
Annonce à l'utilisateur avec un fichier audio	*7997 x yy <SC N°> #
Annonce à l'utilisateur avec un fichier audio et un téléphone	*7996 x yy <SC N°> #
Annonce à plusieurs utilisateurs avec un téléphone	7998 <SC N°> <SC N°> * ... <SC N°> #
Annonce à plusieurs utilisateurs avec fichier audio	7997 x yy <SC N°> <SC N°> * ... <SC N°> #
Annonce à plusieurs utilisateurs avec un fichier audio et un téléphone	7996 x yy <SC N°> <SC N°> * ... <SC N°> #
Annonce à un groupe d'utilisateurs avec téléphone	*7988 <N° de groupe>
Annonce à un groupe d'utilisateurs avec un fichier audio	*7987 x yy <N° de groupe>
Annonce à un groupe avec un fichier audio et un téléphone	*7986 x yy <N° de groupe>
Arrêter l'annonce diffusée avec un fichier audio	7990 ou 7980 ¹
Répondre à une annonce diffusée à un groupe	89 ²
N° d'Ab. = Numéro d'utilisateur x = <1...9> nombre de répétitions du fichier audio yy = <01...40> numéro à 2 chiffres Groupe N° = <01...50> (<01...16> uniquement pour Mitel 415/430)

Note:

Vous pouvez également exécuter une annonce normale par le microphone du téléphone à un utilisateur ou un groupe d'annonce à des terminaux propriétaires via le menu. Il est possible de répondre à la demande en cours en décrochant le téléphone ou via le menu. Les annonces ne s'appliquent pas aux téléphones Mitel SIP.

Exécuter une annonce d'urgence

Table 3. Codes de fonction pour l'exécution d'une annonce d'urgence
Fonction	*Facilité /#**
Annonce d'urgence à l'utilisateur avec téléphone	*7995 <SC N°> #
Annonce d'urgence à l'utilisateur avec un fichier audio	*7994 x yy <SC N°> #
Annonce d'urgence à l'utilisateur avec un fichier audio et un téléphone	*7993 x yy <SC N°> #
Annonce d'urgence à plusieurs utilisateurs avec un téléphone	7995 <SC N°> <SC N°> * ... <SC N°> #
Annonce d'urgence à plusieurs utilisateurs avec un fichier audio	7994 x yy <SC N°> <SC N°> * ... <SC N°> #
Annonce d'urgence à plusieurs utilisateurs avec un fichier audio et un téléphone	7993 x yy <SC N°> <SC N°> * ... <SC N°> #
Annonce d'urgence à un groupe avec téléphone	*7985 <N° de groupe>
Annonce d'urgence à un groupe avec fichier audio	*7984 x yy <N° de groupe>
Annonce d'urgence à un groupe avec un fichier audio et un téléphone	*7983 x yy <N° de groupe>
Arrêter l'annonce diffusée d'urgence avec un fichier audio	7990 ou 7980 ³
N° d'Ab. = Numéro d'utilisateur x = <1...9> nombre de répétitions du fichier audio yy = <01...40> numéro à 2 chiffres Groupe N° = <01...50> (<01...16> uniquement pour Mitel 415/430)

notes:

En cas d'annonces (en particulier à un groupe), les limites système doivent être respectées et suffisamment de ressources système doivent être mises à disposition. Dans le cas contraire, l'annonce peut ne pas être transférée à tous les utilisateurs:

Attribuez un nombre suffisant de ressources système (canaux audio, canaux VoIP, canaux DECT) et assurez-vous que qu'il y a assez de licences.
Notez que les canaux audio peuvent être réservés pour les annonces.
En cas d'annonces sur de nombreux terminaux analogiques en même temps et/ou de manière consécutive, les cartes d'interface FXS peuvent surchauffer ou l'unité d'alimentation interne peut être surchargée (par ex. lorsque les téléphones ne raccrochent pas après l'annonce, l'interface FXS reste active). Dans ces cas, les ports d'interface sont déconnectés groupe après groupe. Pour éviter une surchauffe, il ne faut pas que plus de 50 ports FXS soient simultanément actifs par système. De plus, il ne faut pas que plus de 30% des ports FXS soient simultanément actifs par carte 32FXS. Distribuez ainsi les ports FXS sur différentes cartes FXS et/ou sur différents serveurs de communication, si nécessaire. Pour éviter une surcharge sur le Mitel 470, utilisez une alimentation auxiliaire externe pour les terminaux.

Tip:

Pour le cas de l'annonce à plusieurs utilisateurs, 16 utilisateurs maximum sont autorisés. La longueur maximum des 32 chiffres de la chaîne de numérotation est ainsi rapidement atteinte. Remède: Enregistrer plusieurs utilisateurs sous une numérotation abrégée.

Exemple :

Numérotation abrégée 7000 comporte 200 * 201 * 202

Numérotation abrégée 7001 comporte 203 * 204 * 205

Annonce aux utilisateurs 200 à 205: *7998 7000 * 7001 #

¹ Uniquement par des utilisateurs exécutants et lors de nombreuses répétitions

² Par un utilisateur en-dehors du groupe. Les autres utilisateurs du groupe seront déconnectés. Plusieurs annonces à des groupes peuvent être actives en même temps. La reprise avec *89 n'est donc pas unique. L'annonce trouvée la première par le système est celle qui recevra une réponse.

³ Uniquement par des utilisateurs exécutants et lors de nombreuses répétitions

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